Interne Kommunikation: Change-Prozesse transparent begleiten

Bergstraße. Es klingt schon beinahe floskelhaft, doch die Energiewirtschaft befindet sich in einem großen Wandel, wie er wohl seit der Liberalisierung des Strommarktes nicht mehr durchlebt wurde. Auf Corona folgte die durch den russischen Angriffskrieg ausgelöste Energiekrise – die Folgen sind noch weiter spürbar. Altbewährte Beschaffungsstrategien etablierter Versorger und kommunaler Stadtwerke wurden auf den Prüfstand gestellt. Neue Mitbewerber mit einem komplett digital aufgestellten Geschäftsmodell drängen immer stärker in das Kerngeschäft der lokalen „noch“-Platzhirsche. Im Falle der GGEW AG kommen weitere Veränderungsprozesse hinzu: Auf die Fusion mit der Energieried im Jahr 2023 folgt nun eine unternehmensübergreifende Digitalstrategie.

Digitalisierung hat Priorität

Klar ist: Wer die eigene digitale Transformation nicht vorantreibt, gefährdet die eigene Zukunftsfähigkeit. Auch GGEW mit Sitz an der Hessischen Bergstraße treibt das Thema. Zu Beginn des Jahres wurde extra dafür eine Stabsstelle „Digital Transformation Managerin“ etabliert. Dass diese direkt dem Vorstand, Carsten Hoffmann, zugeordnet ist, unterstreicht die Gewichtung des Themas für das Unternehmen. Mit der neuen Digitalstrategie werden künftig neue Geschäftsfelder besetzt, alte optimiert. Zeitgleich ist eine umfassende interne Neuausrichtung geplant: „Effizienz und Prozessoptimierung sind künftig zentrale Messwerte für uns. Es gibt kein Prozess, der nicht auf den Prüfstand gestellt wird“, konstatiert Hoffmann.

Prozesse sind auch immer Arbeitsalltag

Allerdings verstecken sich hinter den zu optimierenden Prozessen in der Regel Menschen – hinter dem abstrakten Begriff "Prozesse" verbergen sich die täglichen Tätigkeiten, deren Abläufe sich zum Teil seit Jahren nicht geändert haben. Deshalb sei es wichtig, die Mitarbeitenden von Anfang an mitzunehmen, zu zeigen, wo die aktuellen Prozesse Schwachstellen haben, und wie mit der Digitalisierung und Automation mancher Abläufe die tägliche Arbeit erleichtert werden kann. In diesem Zusammenhang gilt es daher, viel Aufklärungsarbeit zu leisten und dafür zu sorgen, dass nicht nur Motivation die für Veränderung, sondern auch der Entdeckergeist der Mitarbeitenden geweckt wird. Aus bereits durchgeführten KI-Workshops in kleinen Arbeitsgruppen konnten bisher schon agile Arbeitsgruppen konkrete Projekte erarbeiten.

Interne Kommunikation gefragt

Gestützt wird das Vorhaben von der internen Kommunikation. „Unsere Werkzeuge der internen Kommunikation waren bislang auf das Intranet sowie interne Rundmails beschränkt“, rekapituliert Tobias Kloster, Pressesprecher der GGEW und seit seinem Start bei GGEW im Jahr 2024 auch mit der internen Kommunikation innerhalb der GGEW AG betraut. Für ein Unternehmen der Größe der bisherigen GGEW AG hatte dies ausgereicht. „Doch das Unternehmen hat in den vergangenen Jahren ein riesiges Wachstum erfahren – konzernweit sind es mittlerweile 375 Mitarbeitende“, rechnet Kloster. Zudem ließen sich immer stärkere Unterschiede beim Medienkonsum feststellen.

„Das unterschiedliche Mediennutzungsverhalten sehen wir nicht mehr zwangsläufig zwischen den Generationen, wie es immer postuliert wird: Auch Babyboomer hören Podcasts, ebenso wie die Generation Z mal in der Mitarbeiterzeitung ‚Gude News‘ blättert.“ Vielmehr sei auch der Arbeitskontext relevant: „Wer den ganzen Tag unterwegs ist wie unsere Monteurinnen und Monteure und nicht ständig am Laptop sitzt, liest eher mal die gedruckte Mitarbeiterzeitung im Pausenraum“, erklärt Kloster. Genauso sei es aber auch andersherum: Wer den ganzen Tag auf den Bildschirm schaue, freue sich womöglich ebenfalls über die analoge Abwechslung.

Multimediales Konzept

„Für uns haben interne Umfragen und die Analyse von Studien ergeben, dass ein ausgewogener Medien-Mix der einzig gangbare Weg ist“, resümiert Kloster. Die altbekannten Intranet-Meldungen werden seit letztem Jahr durch eine Mitarbeiterzeitung ergänzt, die sowohl online als auch gedruckt in einer überschaubaren Auflage zur Verfügung steht. Diese habe stets ein besonderes Thema als Aufmacher. Ergänzend zum Text im Heft erscheint das tiefergehende Gespräch mit den jeweiligen Projektverantwortlichen als interner Podcast, der jede Ausgabe des Heftes flankiert.

Einen besonderen Stellenwert nehmen Chance-Prozesse ein. Diese werden im „Zukunftsdialog“ besprochen, einem hybriden Town Hall-Format. In halbstündigen Terminen versorgt Carsten Hoffmann, Vorstand der GGEW AG, die Mitarbeitenden für eine Viertelstunde mit Input zu laufenden Themen, in der zweiten Hälfte des Meetings können offene Fragen beantwortet werden. Moderiert wird von Kloster. Das aufgezeichnete Town Hall wird im Nachgang der gesamten Belegschaft zur Verfügung gestellt, sodass jeder und jede es nachverfolgen kann. Die Stimmung im Unternehmen und allgemeines Feedback werden in regelmäßigen Umfragen monitort.

Change Partner als Mit-Lenker

Begleitet werden die Veränderungsprozesse von den sogenannten Change-Partnern: Engagierte Mitarbeitende von GGEW, die nicht nur als Sprachrohr für die Bedenken der Belegschaft dienen, sondern gleichermaßen mit den jeweiligen Projektverantwortlichen der neuen Themen im engen Austausch stehen. Ihr Ziel ist es, für eine größere Akzeptanz der Change-Prozesse zu werben und die Belegschaft bzw. die Bedenkenträger auf dem Weg mitzunehmen. Die Change Partner haben sich freiwillig zusammengefunden, um die Belegschaft bestmöglich bei der Veränderung interner Prozesse zu begleiten.